Bedrijfsleven profiteert te weinig van automatiseringsprocessen

Een meerderheid van alle bedrijven en instellingen in Nederland benut de kansen van digitalisering en automatisering onvoldoende. Dit blijkt uit diverse onderzoeken die in 2016 gepubliceerd zijn. Deze onderzoeken kijken naar het gebruik van automatiseringsmiddelen. Er is volgens deze onderzoeken veel tijdwinst te behalen, er kunnen substantieel kosten bespaard worden en tevens kunnen de efficiency en klantgerichtheid vergroot worden. Er blijft dan voor de bedrijven en instellingen meer tijd over om zich te concentreren op verbeteringen richting product en klant.

ITsTIME TRAINING heeft de bovenstaande conclusie zelf ook al menig keer getrokken. IT speelt in veel organisaties nog een ondergeschikte rol en het belang van opleidingen voor eigen personeel hierin wordt onderschat.

Digitaliseren is niet hetzelfde als automatiseren

Uit de praktijk en uit de bovenstaande onderzoeken blijkt telkens dat er tijdwinst is te behalen bij processen als inkomende en uitgaande facturen of het verwerken van bestellingen c.q. diensten. Structureel gaat het mis in de communicatie en deze zou via diverse IT-structuren beter opgepakt kunnen worden. Een eenvoudig voorbeeld is dat een programma als Outlook maar voor 25% wordt gebruikt. Er wordt alleen gebruik gemaakt van de mail en de agendafunctie. Outlook kan echter veel meer dan alleen mail versturen en ontvangen. De mail is dan wel een gedigitaliseerde vorm van communiceren, maar als de mail geïsoleerd gebruikt wordt is het geen automatisering. Wat vergeten wordt is dat het gebruikt kan worden om je communicatie beter en efficiënter te organiseren. Dit betekent dat je Outlook bijvoorbeeld gebruikt om controles uit te voeren en om processen te monitoren. Dan is het digitale proces pas een automatiseringsproces geworden.

Een ander voorbeeld zijn de databases binnen organisaties die een schat aan informatie bevatten. Veel bedrijven en instellingen hebben nooit onderzocht hoe deze informatie door een eenvoudig programma als Excel geanalyseerd kan worden. Als de gegevens met veel tijd en aandacht vast worden gelegd maar er voorbij wordt gegaan aan het analyseren van al deze gegevens, zijn deze gegevens alleen gedigitaliseerd. Er is dan niet geautomatiseerd. Automatiseren zou betekenen dat er periodieke grafieken, draaitabellen en andere analyses uit Excel worden gegenereerd die bijsturing, en directe verbeteringen tot gevolg kunnen hebben. Er valt daarom nog veel winst te boeken door het personeel op te leiden en vooraf goed te kijken naar waar het beter kan binnen het eigen bedrijf en waar men echt kan automatiseren.

Doorpraten over dit onderwerp? Neem contact met ons op voor een afspraak. Hoeveel voordeel kunt u nog halen uit gegevens die al in uw organisatie bekend en gedigitaliseerd zijn?